Одним из крайне важных моментов в деятельности любой организации является правильная организация процесса снабжения и соответственно процесс приемки продукции, как часть этого процесса.

Обычно порядок, сроки приемки, а также перечень необходимых документов регулируются договором. Однако очень часто такие моменты  регулируются и инструкциями «О порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству» и «О порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству». Эти инструкции применяются в тех случаях, когда это предусмотрено договором и иной порядок приемки не установлен стандартами, техническими условиями и другими обязательными правилами.

Стороны могут согласовать в договоре применение к приемке работы (ее результата) таких документов, как Инструкция о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству», утвержденная Постановлением Госарбитража СССР от 15.06.1965 N П-6 (далее — Инструкция N П-6), и Инструкция о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству, утвержденная Постановлением Госарбитража СССР от 25.04.1966 N П-7 (далее — Инструкция N П-7).

Ссылаясь в договоре на Инструкции N П-6 и N П-7, стоит учитывать, что они содержат весьма подробный и четкий порядок приемки. Поэтому необходимо детально ознакомиться с ними, чтобы понять, реально ли такое исполнение в отношениях с данным контрагентом.

Следует так же помнить, что если законом и иными нормативно-правовыми актами установлены обязательные требования и правила приемки работы (ее результата), условия о приемке, предусмотренные в договоре, должны им соответствовать (ст. 422 ГК РФ).

Такие требования могут быть предусмотрены, в частности, техническими регламентами, разработанными в соответствии с Федеральным законом от 27.12.2002 N 184-ФЗ «О техническом регулировании». К примеру, приемка результатов работ на судах должна соответствовать порядку, предусмотренному Техническим регламентом о безопасности объектов морского транспорта, утв. Постановлением Правительства РФ от 12.08.2010 N 620.

Если же Вы хотите осуществлять приемку по собственным правилам, то, сторонам требуется их самостоятельно разработать. Правила должны быть составлены с учетом всех особенностей выполняемой работы (поставляемой продукции) (техническая сложность работы или ее результата, требующая специальных методов измерения веса, объема, определения качества и т.п.).

Такие правила приемки могут быть включены в текст договора либо отражены в отдельном приложении к нему, а в договоре, в таком случае, делается ссылка на это приложение как на неотъемлемую часть договора.

Не редки случаи использования смешанного порядка приемки. Здесь стороны могут установить такой порядок приемки работы (ее результата), который будет частично регламентироваться нормативными документами (например, каким-либо стандартом) и частично договором. В таком случае в договоре обязательно нужно подробно описать, в какой части отношения сторон по сдаче-приемке регулируются нормативными документами, а в какой — договором.

При осуществлении приемки по собственным правилам, рекомендуется учесть следующие моменты:

— состав лиц, участвующих в приемке;

— условие об извещении подрядчиком (поставщиком) заказчика о готовности поставщика к поставке (работы к сдаче);

— сроки приемки;

— место приемки;

— порядок извещения подрядчика о недостатках товара (работы);

— право заказчика предъявить требования в связи с явными недостатками товара, работы, принятой без проверки;

— право подрядчика продать товар, результат работы при уклонении заказчика от его принятия;

— условие о предоставлении подрядчиком информации о товаре, результате работы;

— условие о передаче информации, результата выполненных работ в электронном виде.

Если речь идет о выполнении работ, результатом приемки становится подписанный обеими сторонами акт выполненных работ (услуг).

Акт выполненных работ по договору подряда (статьи 720, 753 ГК РФ)

Акт выполненных работ — это подписанный заказчиком и подрядчиком документ, в котором фиксируются факт и результаты приемки работы.

Обязательное составление акта при приемке работы предусмотрено только для договора строительного подряда (п. 4 ст. 753 ГК РФ).

Статья 720 ГК РФ не содержит требования об оформлении результатов приемки в письменном виде. Однако акт выполненных работ может быть использован сторонами в качестве письменного доказательства в суде (ст. 75 АПК РФ, ст. 71 ГПК РФ). Более того, оформление  документа в письменном виде позволяет однозначно зафиксировать дату приемки работы, что имеет существенное значение для определения момента перехода к заказчику риска случайной гибели работы (ст. 705 ГК РФ) и возникновения обязанности заказчика оплатить работу (п. 1 ст. 711 ГК РФ).

Стоит учитывать, что согласно имеющейся судебной практике акт фиксирует исполнение подрядчиком его обязанностей по договору и не может рассматриваться в качестве сделки по смыслу ст. 153 ГК РФ. Поэтому,  акт не может быть признан недействительным по правилам о недействительности сделок (Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 22.03.2012 по делу N А43-29613/2010, Постановление ФАС Московского округа от 29.07.2010 N КГ-А41/7506-10). То, что акты выполненных работ не являются сделками, означает также, что при их составлении не требуется соблюдение порядка, предусмотренного ст. ст. 7879 Федерального Закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ «Об акционерных обществах» для заключения крупных сделок (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 20.03.2009 по делу N А05-3246/2008). Равным образом при составлении акта не применяются правила о заключении крупных сделок в обществе с ограниченной ответственностью (ст. 46 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью») и правила заключения сделок с заинтересованностью (ст. ст. 8184 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ «Об акционерных обществах», ст. 45 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»). Стоит особо отметить, что принадлежность акта выполненных работ к сделкам отрицается не только в судебной практике, но и в юридической литературе.

В Главе 37 ГК РФ не содержатся никакие требования к форме акта выполненных работ. В п. 4 ст. 753 ГК РФ, регулирующей приемку работ по договору строительного подряда, говорится лишь, что сдача-приемка работ оформляется актом, подписанным обеими сторонами.

Формы актов приемки некоторых видов работ содержатся в подзаконных нормативных актах. Например, Постановлением Госкомстата от 11.11.1999 N 100 утверждены унифицированные формы первичной учетной документации, в том числе форма КС-2 для приемки строительно-монтажных работ.

Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» не содержит положений об обязательном применении названных форм. Тем не менее, стороны могут предусмотреть использование формы КС-2 при заключении договора строительного подряда, а также взять ее за основу при составлении акта приемки других работ (не связанных со строительством). Условие о приемке работы по акту формы КС-2 позволит сторонам не перечислять в договоре все необходимые реквизиты акта.

Следует учесть, что некоторые реквизиты формы КС-2 применимы только к строительным работам и их не следует включать в форму акта, используемого для оформления приемки других видов работ.

Еще одним документом, подтверждающим сдачу-приемку выполненных работ или услуг может быть универсальный передаточный документ.

Универсальный передаточный документ как форма акта приемки работ, выполненных по договору подряда.

Стороны могут составить акт приемки выполненных работ в форме универсального передаточного документа (УПД), предложенной к использованию ФНС России в Письме от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@ «Об отсутствии налоговых рисков при применении налогоплательщиками первичного документа, составленного на основе счета-фактуры».

Форма УПД основана на форме счета-фактуры и объединяет в себе указанные в ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» обязательные реквизиты первичных учетных документов и информацию счетов-фактур, используемых в целях исполнения законодательства по налогам и сборам, которая предусмотрена ст. 169 НК РФ.

В договор подряда стороны так же могут включить условие о составлении акта приемки выполненных работ в форме УПД. Это не противоречит ни положениям гл. 37 ГК РФ о подряде, ни требованиям ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Подробнее о форме акта выполненных работ см. п. 9.3.1 настоящих Рекомендаций.

Приемка выполненной работы оформляется сторонами путем составления и подписания универсального передаточного документа по форме, предусмотренной в письме ФНС России от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@».

Если же речь идет о приемке товара по договору поставки, то здесь есть свои особенности.

Порядок приемки товара по договору поставки Статьи 474, 484, 468, 513, 515 ГК РФ

Приемка товара представляет собой довольно сложный комплекс прав и обязанностей сторон, сопряженных с принятием, осмотром, проверкой соответствия товара условиям договора.

Момент приемки товара по договору поставки одинаково важен как для поставщика, так и для заказчика. На практике, при возникновении споров и обращении в суд, рассматривая исковые требования покупателя, связанные с нарушением поставщиком условий договора о количестве, качестве, ассортименте, комплекте и комплектности товара или о таре и упаковке, суд обязательно устанавливает, правильно ли был принят товар и можно ли было обнаружить недостатки товара в сроки, отведенные на его приемку.

Существует понятие общий порядок приемки.

Такой порядок включает в себя:

— совершение покупателем действий, необходимых для принятия и разгрузки товара (п. 2 ст. 484, п. 1 ст. 513 ГК РФ);

— осмотр и проверку товара на соответствие условиям договора по количеству, качеству, ассортименту и другим характеристикам (п. 2 ст. 513 ГК РФ);

— предъявление претензий поставщику относительно несоответствия товара условиям договора (п. 1, п. 2 ст. 483 ГК РФ).

Какие-то определенные процедуры, сроки, порядок составления документов при приемке и другие вопросы принятия товара оставлены на усмотрение сторон. Соответственно, сторонам при согласовании порядка приемки должны быть определены способы и процедуры которые они будут применять.

Порядок приемки товара может быть согласован сторонами с помощью:

— согласования порядка приемки с помощью нормативных документов;

— согласования сторонами собственного порядка приемки товара;

— установления смешанного порядка приемки товара.

Некоторые моменты приемки, в том числе порядок проверки качества товара, установлен в нормативно-правовых актах (п. 1 ст. 474 ГК РФ), предусматривающих обязательные требования к данному порядку, так же  либо применяемых сторонами добровольно.

На данный момент обязательные требования к процессу производства и реализации, в том числе приемки товаров, определены техническими регламентами (ст. 2, п. 3 ст. 7 Федерального закона от 27.12.2002 N 184-ФЗ «О техническом регулировании»).

В государственных стандартах (они же национальные стандарты) так же есть требования к порядку приемки товаров.

Национальные стандарты применяются в добровольном порядке (ст. ст. 2, 26 Федерального закона от 29.06.2015 N 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации»). Но до принятия технических регламентов национальные стандарты подлежат обязательному исполнению в части, соответствующей целям, которые определены в п. 1 ст. 46 Федерального закона от 27.12.2002 N 184-ФЗ «О техническом регулировании».

Кроме того, обязательные правила приемки товара и проверки его качества могут устанавливать иные нормативные акты и документы, утвержденные федеральными органами государственной власти, например:

Инструкция по контролю и обеспечению сохранения качества нефтепродуктов в организациях нефтепродуктообеспечения, утвержденная Приказом Министерства энергетики РФ от 19.06.2003 N 231.

Следует помнить, что в случаях, когда приемка товара по качеству регулируется актами, обязательными к применению, иной порядок приемки в договоре установить нельзя (абз. 2 п. 1 ст. 474, абз. 2 п. 2 ст. 513 ГК РФ). В таком случае в договоре рекомендуется сделать ссылку на такие акты, чтобы стороны знали о своих правах и обязанностях, связанных с приемом-передачей товара, поскольку в силу ст. 422 ГК РФ они не вправе применять порядок приемки товара, согласованный в договоре, если он противоречит закону или иным правовым актам.

При разработке своего порядка приемки товара необходимо согласовать следующее:

— состав лиц, участвующих в приемке товара;

— перечень действий покупателя по обеспечению приемки товара;

— сроки осмотра и проверки товара;

— порядок уведомления поставщика о выявленных несоответствиях и недостатках товара;

— срок уведомления поставщика о выявленных несоответствиях и недостатках товара;

— прочие условия приемки товара.